Cherchez-vous à mieux planifier votre horaire en ce qui concerne les temps de déplacement?
Aimeriez-vous arriver à l’heure (ou même un peu en avance) à vos rendez-vous et réunions?
Le temps de déplacement se traite de la même façon que toutes les autres activités inscrites à votre calendrier.
Que ce soit un déplacement en autobus, en voiture, en avion ou à pied, le temps continue d’avancer.
Malheureusement, on omet souvent de considérer cet aspect. On le relègue en second plan et on se retrouve à bout de souffle ou paniqué à l’idée d’arriver en retard.
Voyons ensemble trois bonnes raisons d’ajouter le temps de déplacement à votre calendrier.
Pour éviter les doubles réservations
Le fait d’inscrire accidentellement des rendez-vous ou des réunions en double dans votre emploi du temps est un sentiment horrible qui vous prend aux tripes. N’est-ce pas?
Non seulement il vous est impossible de vous trouver aux deux endroits en même temps, mais vous devez prendre une décision sur-le-champ à savoir quel rendez-vous vous allez conserver et quel vous devrez replanifier, si c’est possible de le faire!
Cela pourrait nuire à votre réputation, mais il est aussi très probable que cette erreur de votre part vous oblige à annuler d’autres rendez-vous plus tard dans la journée. Et ça, c’est sans compter le stress inutile que vous venez de vous créer.
Quand vous ajoutez du temps de déplacement dans votre horaire, il devient alors évident que la période n’est plus disponible pour un autre rendez-vous. Et en indiquant ce temps comme étant non disponible, quiconque ayant accès à votre calendrier saura qu’une autre réunion ne peut s’y placer.
Pour mieux gérer votre horaire en général
Vous êtes-vous déjà demandé combien de temps vous passez en déplacement dans une semaine?
De mettre votre temps de déplacement en évidence dans votre calendrier vous procure une information tangible que vous pouvez enfin quantifier.
Quand vous avez une meilleure idée du temps consacré à cet aspect, vous pouvez ensuite vous mettre en action pour mieux contrôler votre horaire.
Nathalie Bureau
Vous vous apercevrez peut-être que ce temps de déplacement vous laisse trop peu d’heures dans votre horaire pour d’autres tâches plus importantes. Vous pourrez ainsi décider de transformer certaines réunions en personne sous forme virtuelle ou commencerez à regrouper vos rendez-vous par zones géographiques. Pour économiser du temps sur la route, vous adopterez peut-être le télétravail quelques jours par mois.
Pour mieux apprécier le temps requis pour accomplir des tâches
Quand vous ajoutez le temps de déplacement dans votre horaire, vos tâches et activités habituelles se trouvent soudain placées dans un contexte nouveau et intéressant.
Vous êtes en mesure de constater que plusieurs minutes de votre précieux temps sont requises pour arrêter ce que vous étiez en train de faire, pour mettre vos effets personnels dans un sac, pour peut-être déneiger la voiture, pour participer à l’activité comme telle, pour revenir au bureau et pour remettre votre portable en place afin de continuer votre travail (et ça, c’est sans compter de devoir mettre et enlever les bottes, les manteaux et les gants en hiver!).
Le fait de constater le temps nécessaire à l’accomplissement des tâches vous aidera à prendre des décisions plus stratégiques en matière de gestion du temps.
Par exemple, vous pouvez vous demander s’il vaut la peine de laisser tomber un rapport qui doit être rendu aujourd’hui à 17 heures pour faire une course non urgente.
Il serait peut-être plus judicieux de terminer votre rapport et de faire la course plus tard dans la semaine.
Une autre bonne solution serait de déléguer la tâche à quelqu’un d’autre qui pourrait s’y consacrer.
Comment le faire
Il y a trois stratégies à développer pour que le temps de déplacement puisse enfin prendre toute la place qui lui revient dans votre calendrier.
D’abord, tout de suite en prenant le rendez-vous, ajoutez le temps de déplacement avant et après ce rendez-vous dans votre calendrier.
Attribuer une couleur / catégorie spécifique au temps de déplacement vous permettra de voir rapidement le temps passé sur la route. Il pourra aussi vous donner l’occasion de planifier un rendez-vous téléphonique durant cette période si vous savez que vous serez longtemps sur la route dans une circulation calme.
Il importe de planifier les imprévus lors de votre déplacement en voiture. Tempête de neige, travaux, heure de pointe sont tous des facteurs à considérer lorsque vient le temps d’évaluer le temps requis. Je recommande d’ajouter 20% au temps de déplacement habituel pour pallier ces imprévus et arriver à la réunion en toute quiétude.
conclusion
Il vous faudra assurément un peu de temps pour développer cette nouvelle habitude, mais la paix d’esprit, la réduction du stress et les sages décisions qui s’ensuivront auront tôt fait de vous convaincre que cette pratique d’ajouter le temps de déplacement à votre horaire en vaut l’effort.
Mettez ces astuces en pratique et reprenez le contrôle de votre temps !
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