Travailler de la maison vous fait gagner beaucoup de temps puisqu’aucun déplacement n’est requis. D’autre part, le télétravail recèle de pièges qui peuvent vous faire perdre un temps très précieux. Voyons ensemble comment maximiser votre temps de télétravail.
Planifiez votre journée
La planification ne prend que 5 à 10 minutes par jour, mais est une activité à très haute valeur ajoutée. Quand on travaille de la maison, il est très facile de se laisser distraire par les tâches ménagères, ou de se laisser tenter par des activités comme regarder la télévision ou lire un livre. La planification vous aidera à garder le cap toute la journée.
La planification inclut les rendez-vous téléphoniques que vous pouvez avoir, les réunions virtuelles à l’horaire, mais aussi les tâches à accomplir, qu’elles soient de routine ou déterminées par des livrables précis. Pour ce faire, il est important d’utiliser un outil de planification. Que celui-ci soit en version électronique ou papier importe plus ou moins, quoique la version électronique facilite la gestion, mais ne pas avoir d’outil de planification du tout n’est pas une option!
La méthode 1-3-5
J’adore la méthode de planification 1-3-5, car elle est simple à utiliser. Elle a augmenté aussi considérablement le niveau d’efficience des clients que j’ai coachés au fil des ans. Voici comment elle fonctionne.
Après avoir placé ce qui est fixe dans l’horaire (réunions, appels), inscrivez une tâche que vous devez absolument faire aujourd’hui. C’est le 1.
Poursuivez en inscrivant 3 choses qui sont d’importance moindre, mais qui devraient idéalement être accomplies dans la journée. C’est le 3.
Finalisez votre liste avec 5 tâches qui prennent peu de temps, ou encore, qui sont des tâches de routine. Bien entendu, vous réserverez ces tâches pour la fin de la journée, quand votre niveau d’énergie est à son plus bas. C’est le 5.
Maintenant, pensez que vous devez ajuster le 1-3-5 selon votre type d’emploi. Cette méthode chiffre le nombre total de tâches à 9 par jour. Peut-être que d’accomplir 9 tâches pour vous est impossible, car chacune de vos tâches requiert en moyenne une heure. Allez-y alors avec le 1-2-3. Une grosse tâche, 2 moyennes et 3 petites.
Respectez le temps de travail
Chaque comportement productif commence par un choix délibéré. Il faut donc décider en début de journée d’exclure toutes les activités extérieures pendant votre temps de travail. Si vous acceptez une fois de les laisser prendre de la place, il y a de fortes chances que ça se reproduise à nouveau.
Respecter le temps de travail signifie aussi de respecter les heures de bureau. Si vous travailliez normalement de 8h à 16h, vous continuez à être disponible pour vos collègues et vos clients dans cette même plage horaire. Cette notion de respect vaut pour vous, mais aussi pour vos enfants ou votre conjoint. À la limite, affichez ces heures à la porte de votre bureau.
Évitez les distractions le plus possible. Les textos, les appels et les courriels personnels devraient être suspendus pendant vos heures habituelles de travail. Autant faut-il ne pas en envoyer qu’en recevoir. Assurez-vous donc d’avoir des canaux distincts de communication pour les sphères professionnelles et personnelles.
Le pire ennemi des sonneries étant notre curiosité, enlever celles-ci vous permettra de garder votre attention sur votre travail plus facilement. Il arrive d’avoir des urgences, mais elles sont rares. Éteignez vos moyens de communication pendant la première heure de la journée afin de vous consacrer à votre tâche de première importance. Ensuite, regardez-les seulement deux fois par demi-journée. Cette méthode n’est peut-être pas parfaite pour vous. Je vous invite à trouver une variante qui vous permettra de prendre le contrôle sur vos communications au lieu que ce soit elles qui vous contrôlent.
Finalement, profitez de vos pauses pour passer un peu de temps loin de votre écran. C’est le moment de faire un câlin aux enfants qui sont dans la pièce à côté, ou de mettre une brassée de lessive dans la laveuse. Après tout, il faut savoir aussi profiter des avantages du télétravail!
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