Dans un monde en perpétuelle accélération, maîtriser son temps est essentiel pour réussir au travail, mais aussi pour réussir à décrocher. Je vous ai déjà partagé 5 astuces simples pour être plus productif au travail. Aujourd’hui, j’ajoute de nouvelles astuces de productivité pour vous y aider. Découvrez ces huit conseils incontournables pour optimiser votre organisation du travail.
Utilisez un seul outil
L’éparpillement représente le principal fléau que je constate chez mes clients. En effet, des tâches à accomplir se retrouvent notées sur du papier aléatoire, dans des textos, dans une application de notes du téléphone, dans un carnet de notes papier, dans les courriels, et j’en passe! Centraliser toute cette information est primordial, au risque d’y perdre la tête!
Il existe divers outils puissants qui peuvent devenir votre meilleur allié en matière de productivité. Trouvez celui qui vous convient selon votre réalité. L’idéal est de dénicher un outil qui combine le calendrier, les tâches et les courriels. Si vous êtes mobile, cet outil devra se synchroniser entre votre téléphone, votre ordinateur et votre tablette, le cas échéant.
Maîtrisez la planification par blocs de temps
La planification par blocs de temps (connu en anglais sous le nom de time-blocking) est une technique révolutionnaire pour améliorer sa productivité, surtout lorsqu’elle est intégrée à la planification hebdomadaire. Réservez des créneaux spécifiques pour vos tâches, projets et objectifs, ainsi que pour vos activités personnelles. Cette méthode limite le passage d’une tâche à l’autre et améliore votre concentration.
TRUC DE PRO
Utilisez un code couleur pour identifier facilement vos événements d’un coup d’œil.
Définissez vos heures de travail
Établir des heures de travail précises dans votre calendrier est essentiel pour maintenir un bon équilibre entre vie professionnelle et personnelle. En paramétrant cette fonctionnalité, les invitations à des réunions en dehors de vos horaires définis seront automatiquement déclinées.
Maximisez votre temps de concentration
Désactivez les notifications lorsque vous avez besoin de vous concentrer sur des tâches importantes ou des activités qui vous ressourcent. Peu importe l’outil, vous devriez retrouver l’option Ne pas déranger. Activez-la pour garantir un moment de travail ininterrompu.
Utilisez les rappels et les tâches
Comme mentionné précédemment, votre agenda devrait s’intégrer parfaitement avec vos tâches, vous permettant de gérer vos listes de tâches directement depuis votre agenda. Utilisez les rappels uniquement pour les échéances critiques, réunions et délais. Une surutilisation des rappels risque de créer un stress trop grand chez certaines personnes.
Réservez les tâches pour des éléments plus flexibles dans l’horaire comme la recherche, la gestion des réseaux sociaux ou le remue-méninges. Grâce à cette intégration, toutes vos obligations importantes sont centralisées en un seul endroit. Enfin!
Exploitez les calendriers partagés et les sous-calendriers
Le travail collaboratif est un pilier de nombreuses entreprises. La fonction de partage de calendriers permet de coordonner plus facilement les emplois du temps des équipes.
Créez des calendriers distincts pour chaque projet ou chaque service et partagez-les avec les membres concernés. Cela favorise la transparence et une meilleure collaboration. De plus, décocher certains calendriers vous permet de voir temporairement plus clair.
Appliquez des techniques avancées de planification
Optimisez vos réunions grâce aux fonctionnalités avancées.
Vous pouvez décider de réduire automatiquement vos réunions à 50 minutes au lieu de 60 en le paramétrant ainsi.
La fonctionnalité Rechercher un horaire vous propose automatiquement les créneaux disponibles pour tous les participants, évitant les allers-retours incessants. Utilisez-la!
Les modèles de récurrence personnalisés permettent d’adapter les événements réguliers à votre planification spécifique et de gagner du temps.
Personnalisez vos notifications
Adaptez vos notifications selon votre style de travail. Votre logiciel devrait vous permettre de définir plusieurs rappels pour chaque événement, par courriel ou notification instantanée.
🔹 Pour les événements importants, définissez une alerte la veille et une autre une heure avant.
🔹 Avant une présentation cruciale, programmez un rappel dix jours à l’avance – un vrai sauveur dans bien des cas !
conclusion
Votre agenda ou calendrier n’est pas qu’un simple outil de planification, c’est un véritable allié pour booster votre productivité. Rappelez-vous : être productif ne signifie pas travailler plus fort, mais travailler plus intelligemment. En appliquant ces conseils, vous bénéficierez d’un agenda mieux structuré et d’une gestion du temps optimisée pour un quotidien plus fluide et efficace.
🚀 Mettez ces astuces en pratique et reprenez le contrôle de votre temps !
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