La gestion efficace des courriels est essentielle pour optimiser la productivité et maintenir une clarté mentale. Que vous utilisiez Outlook ou Gmail, la mise en place d’une structure organisée peut faire toute la différence. En suivant quelques principes simples, comme la création de dossiers bien définis dans Outlook ou l’utilisation d’étiquettes stratégiques dans Gmail, vous pouvez transformer la gestion de votre boîte de réception en un processus fluide et efficace. Découvrons comment structurer vos courriels pour améliorer grandement votre productivité et votre efficacité.
Je vous suggère ici une structure pour chacun d’entre eux. Adaptez-la à votre réalité, mais veillez à ne pas créer trop de dossiers principaux au risque de vous perdre!
Structure de dossiers pour Outlook :
- Boîte de réception : Pour les courriels entrants.
- Envoyés : Copies des courriels envoyés.
- Archives : Pour stocker les courriels traités mais nécessitant une référence future.
- Action requise : Courriels nécessitant une action immédiate.
- Référence : Courriels ou documents importants pour référence future.
- Projets : Sous-dossiers pour chaque projet en cours ou domaine majeur de focus.
- Clients/Contacts : Correspondance avec les clients ou contacts importants.
- Cc : Courriels de seconde importance (sinon vous seriez dans le À, non?).
- Personnel : Courriels non liés au travail, si nécessaire.
- Éléments supprimés : Pour temporiser les courriels supprimés avant suppression définitive.
Structure d’étiquettes pour Gmail :
- Boîte de réception : Boîte de réception principale pour les courriels entrants.
- Envoyés : Copies des courriels envoyés.
- Archives : Courriels traités mais nécessitant accessibilité future.
- À faire : Courriels nécessitant une action ou un suivi.
- Référence : Courriels ou documents importants pour référence future.
- Projets : Étiquettes pour chaque projet en cours ou domaine majeur de focus.
- Clients/Contacts : Correspondance avec les clients ou contacts clés.
- Cc : Courriels de seconde importance (sinon vous seriez dans le À, non?).
- Personnel : Courriels non professionnels.
- Corbeille : Pour temporiser les courriels supprimés avant suppression définitive.
«Un bon système d’organisation n’est pas seulement une astuce, mais une habitude qui libère l’esprit pour des idées plus créatives.»
David Allen
Conseils pour l’organisation :
- Constance : Respectez votre structure choisie pour maintenir la clarté.
- Utilisation des sous-dossiers/étiquettes : Utilisez des sous-dossiers ou étiquettes imbriquées dans les dossiers principaux pour une organisation détaillée.
- Maintenance régulière : Passez régulièrement en revue et nettoyez les dossiers ou étiquettes pour les maintenir gérables et pertinents.
- Automatisation si possible : Utilisez des règles (Outlook) ou des filtres (Gmail) pour trier automatiquement les courriels entrants dans les dossiers ou étiquettes appropriés.
- Désabonnement : Désabonnez-vous de toutes ces infolettres que vous ne lisez jamais!
Cette structure devrait vous aider à maintenir vos courriels organisés et facilement accessibles, améliorant ainsi votre flux de travail et votre productivité.
Si vous désirez approfondir le sujet, l’article Pour s’en sortir avec la gestion des courriels est tout indiqué pour vous.
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