Selon une étude de Microsoft datant de juin 2025 qui analyse les données des utilisateurs de Microsoft 365, les employés de bureau reçoivent 117 courriels et 153 messages instantanés par jour. Cela est sans compter les notifications en dehors des heures de travail.
Selon l’enquête mondiale Work Trend Index de Microsoft, près de la moitié des employés (48 %) et plus de la moitié des dirigeants (52%) affirment que leur travail est chaotique et fragmenté.
La gestion efficace des courriels est donc essentielle pour optimiser la productivité et maintenir une clarté mentale.
Que vous utilisiez Microsoft Outlook ou GMail, la mise en place d’une structure organisée peut faire toute la différence.
En suivant quelques principes simples, comme la création de dossiers bien définis dans Outlook ou l’utilisation d’étiquettes stratégiques dans GMail, vous pouvez transformer la gestion de votre boîte de réception en un processus fluide et efficace.
Découvrons comment structurer vos courriels pour améliorer grandement votre productivité et votre efficacité.
Je vous invite à adapter la structure suggérée à votre réalité, mais veillez à ne pas créer trop de dossiers principaux au risque de vous perdre!
règles de base pour mieux structurer ses dossiers
- Décision : Dès qu’un courriel est lu, on recommande de le classer dans le dossier approprié. Ne pas prendre de décision immédiatement vous oblige à refaire ce cycle de décision souvent plusieurs fois.
- Constance : Respectez votre structure choisie pour maintenir la clarté.
- Utilisation des sous-dossiers / étiquettes : Utilisez des sous-dossiers ou étiquettes imbriquées dans les dossiers principaux pour une organisation détaillée.
- Majuscules / minuscules : Variez leur utilisation pour distinguer les dossiers principaux des dossiers secondaires.
- Réduction des mots : Nos yeux sont bombardés par des milliers de mots au quotidien. Réduire ceux-ci par des abréviations, des symboles ou des omissions permet d’alléger les stimuli. La réduction de ces mini surcharges mentales font une différence en fin de journée. Ainsi, utilisez l’esperluette (&) au lieu du « et ». Privilégiez les acronymes. Allégez la syntaxe en omettant les petits mots tels le, du, au, etc.
- Maintenance régulière : Passez régulièrement en revue et nettoyez les dossiers ou étiquettes pour les maintenir gérables et pertinents. Mieux encore, attribuez une stratégie de rétention dès l’arrivée du courriel.
- Automatisation si possible : Utilisez des règles (Outlook) ou des filtres (GMail) pour trier automatiquement les courriels entrants dans les dossiers ou étiquettes appropriés.
- Gestion des expéditeurs : Autorisez les expéditeurs bloqués dont vous souhaitez recevoir la correspondance pour éviter que leurs messages se retrouvent dans les indésirables.
- Désabonnement : Désabonnez-vous de toutes ces infolettres que vous ne lisez jamais!
structure de dossiers à adapter
- Boîte de réception : Pour les courriels entrants.
- Envoyés : Copies des courriels envoyés.
- Archives : Pour stocker les courriels traités, mais nécessitant une référence future.
- Action requise / À faire : Courriels nécessitant une action immédiate ou un suivi.
- Référence : Courriels ou documents importants pour référence future.
- Projets : Sous-dossiers / étiquettes pour chaque projet en cours ou domaine majeur de focus.
- Clients/Contacts : Correspondance avec les clients ou contacts importants.
- Cc : Courriels de seconde importance (sinon vous seriez dans le À, non?).
- Personnel : Courriels non liés au travail, si nécessaire.
- Éléments supprimés / Corbeille : Pour temporiser les courriels supprimés avant suppression définitive.
- Accusé de lecture : Avec une redirection automatique, dossier pour conserver les accusés en cas de nécessité.
Un bon système d’organisation n’est pas seulement une astuce, mais une habitude qui libère l’esprit pour des idées plus créatives.
David Allen
Cette structure devrait vous aider à maintenir vos courriels organisés et facilement accessibles, améliorant ainsi votre flux de travail et votre productivité.
Rappelez-vous que de façon générale, un courriel ne requiert pas beaucoup de concentration à gérer. Veillez donc à y travailler dans vos cycles d’énergie plus bas.
Si vous désirez approfondir le sujet, l’article S’en sortir avec la gestion des courriels est tout indiqué pour vous.
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