Saviez-vous que la moyenne de courriels reçus par jour en Amérique du Nord est de 84? Que fait-on avec tous ces courriels que l’on reçoit? Voici quelques règles de base pour s’en sortir.
VideZ votre boîte de réception quotidiennement
D’abord, éliminez rapidement les pourriels. Ils sont faciles à reconnaître. Si possible, désabonnez-vous des listes auxquelles vous vous étiez abonnés dans le passé, mais que vous ne désirez plus recevoir. Sinon, bloquez l’expéditeur.
Créez une règle pour rediriger les courriels sur lesquels vous êtes en Cc puisqu’ils sont de seconde importance. Consultez-les sporadiquement. Dès qu’ils sont lus, supprimez-les s’ils n’ont aucune valeur. Résistez à la tentation de répondre à ce type de courriel si non nécessaire. Moins on en envoie, moins on en reçoit.
À ce stade-ci, vous pourriez déjà être rendu à 50% des courriels que vous aviez au départ. Ensuite, concentrez-vous sur ceux qui demandent moins de deux ou trois minutes chacun à répondre. Il vous en restera probablement environ 25% de ce que vous aviez au départ. Comme plusieurs courriels sont en fait des tâches, transformez-les ainsi s’ils requièrent trop de votre temps sur le coup.
Les courriels, moins on en envoie, moins on en reçoit.
Fixez-vous un temps limite
Vous fixer une période de 45 minutes pour traiter vos courriels vous oblige à être vraiment efficace et à mettre vos priorités aux bonnes places. Sans temps limite, les courriels peuvent gruger énormément de vos précieuses minutes. Faites sonner une alarme pour vous rappeler ce temps alloué. Idéalement, selon la nature de votre travail, traitez vos courriels entre deux à quatre fois par jour. Faites-le lorsque votre énergie est en baisse puisque cela ne requiert pas beaucoup de concentration. Regrouper les tâches de nature similaire est beaucoup plus efficace que de les faire au fur et à mesure qu’elles arrivent. Cela est vrai aussi pour la gestion des courriels. Retenez que votre pire ennemi en matière de courriels est votre curiosité!
Écourtez vos messages
Tout en demeurant poli et en respectant une certaine netiquette, tentez d’utiliser le moins de mots possibles. Allez à l’essentiel! Les messages qui comportent plus de 10 lignes peuvent porter à interprétation et découragent le lecteur avant même qu’il ne commence à lire. Il est parfois préférable de faire un appel et d’envoyer ensuite un court courriel si une preuve écrite est nécessaire.
Utilisez les automatismes
Peu importe le logiciel de courriel que vous employez, plusieurs automatismes existent. Familiarisez-vous avec ceux-ci afin de gagner en efficacité. Il y a tellement d’étapes qui peuvent s’exécuter en un simple clic de souris. Apprenez à les maîtriser. Si vous avez besoin d’aide, sachez que des formations existent sur le sujet.
Désactiver les alertes
Les alertes vous indiquant que vous avez reçu du courrier brisent votre concentration inutilement. Si la nature de votre travail le permet, ne gardez que l’icône de l’enveloppe dans la barre de tâches et enlevez le reste.
Utilisez les CC et CCI à votre avantage
Quand un client demande de faire quelque chose, on pourrait répondre en disant: «Bien sûr, nous nous en occupons » et rédiger un autre courriel à un membre notre personnel pour lui demander de s’en occuper. À la place, pourquoi ne pas mettre la personne concernée en CC ou en CCI dans le courriel envoyé au client? Lorsqu’il reçoit ce type de courriel, l’employé doit s’en occuper et informer le supérieur quand ce sera fait. Beaucoup de gestion de courriels est ainsi épargnée. De mettre beaucoup de gens en CC ou CCI n’est pas mieux. Cela peut faire en sorte que certaines situations peuvent escalader rapidement ou encore, que personne ne prenne action car chacun se fie sur l’autre.
Dans le doute, s’abstenir
Si vous hésitez à écrire quelque chose, ne l’écrivez donc pas. Mieux vaut tourner ses doigts sur son clavier 7 fois avant d’envoyer!
Inscrivez toutes les informations de base
Identifiez-vous (validez comment c’est reçu quand vous écrivez à partir de votre cellulaire), mettez l’objet du message, définissez une priorité à vos messages, sélectionnez soigneusement les bons destinataires, évitez les mots en majuscules et surtout, soignez vos messages.
En terminant, comme les courriels perdurent indéfiniment, prenez le temps de bien peser le contenu de vos rédactions.
Vous avez apprécié les idées partagées dans cet article? Vous adorerez ma formation Optimiser son temps grâce à Outlook 365
Vous aimeriez de l’aide pour apprendre à bien gérer vos courriels ? Je suis là pour vous!