Malgré toutes nos bonnes intentions et les gadgets technologiques si abondants pour nous empêcher d’être en retard, pourquoi est-ce si difficile d’être ponctuel? Et surtout, est-ce si important?
1. Pourquoi être ponctuel?
Arriver légèrement à l’avance à un rendez-vous réduit le stress. Ne serait-ce que pour cette raison, avec les journées mouvementées que nous menons, ça vaut beaucoup! De plus, la ponctualité contribue à une bonne réputation. Comment?
La ponctualité prouve votre fiabilité. Dans une société où les promesses sont souvent rompues et les engagements fréquemment trahis ou oubliés, les gens aiment ceux qui tiennent parole. Si vous arrivez à l’heure, c’est que vous l’avez planifié, ce qui démontre que vous êtes une personne responsable. Qui n’aurait pas envie de faire affaires avec une personne en qui elle peut avoir confiance? Les personnes fiables gagnent le respect de ceux qu’ils côtoient au quotidien. Imaginez un gérant de magasin qui décide de déverrouiller les portes tantôt 15 minutes en retard, tantôt 30 minutes en retard. La clientèle, ne pouvant se fier à cette entreprise, ira voir ailleurs en peu de temps.
La ponctualité évite aux gens de s’inquiéter. « Pourquoi n’est-il pas ici? Il devrait déjà être branché à la réunion virtuelle. A-t-il eu un accident? Ai-je mal noté notre rendez-vous? » Plusieurs personnes s’inquiètent systématiquement de l’autre. À moins qu’ils ne se disent : « Ah! C’est Paul! Il n’est jamais à l’heure! C’est juste normal! ». Dans un tel cas, cela prouve que votre réputation n’est pas très bonne et personne ne souhaite cela.
2. Comment arriver à être ponctuel?
Si vous êtes régulièrement en retard à vos rendez-vous, ce peut être parce que votre emploi du temps est trop chargé. Lorsque vous notez une rencontre à votre agenda, prenez le temps de noter aussi du temps de déplacement ou du temps pour clore la rencontre précédente (Voir notre article sur les réunions efficaces à cet effet). Ajoutez quelques minutes à votre planification. Pour les déplacements, prévoyez 20% de temps supplémentaire pour les imprévus. Cette différence de temps vous permettra de respirer un peu plus ou de déneiger la voiture si vous aviez oublié qu’il neigeait cette journée-là. Et s’il y a un ralentissement dans la circulation, vous serez moins stressé. Le fait d’indiquer vos déplacements à votre horaire vous évitera de vous coincer un autre rendez-vous qui se terminerait tout juste avant.
Si vous avez tendance à vous perdre dans votre travail ou si vous craignez d’oublier le rendez-vous suivant parce que vous êtes trop pris dans la rencontre actuelle, mettez une alarme à votre téléphone intelligent. Celle-ci vous indiquera qu’il est temps de boucler votre conversation. Programmez-la 10 minutes avant l’heure réelle de votre départ ou de votre prochaine rencontre virtuelle. Ainsi, si vous devez donner les dernières instructions à votre personnel avant de partir ou si vous souhaitez passer au petit coin, ce sera possible sans provoquer un retard.
Enfin, soyez réaliste dans votre emploi du temps. Comme l’indique si bien la Loi de Murphy: Toute chose prend plus de temps qu’on ne l’avait prévu. Ainsi, prévoyez les imprévus. En surchargeant votre emploi du temps, vous générez du stress et de la contrariété, aussi bien chez vous que chez les autres! Sachez éliminer les activités non essentielles et dévoreuses de temps!
3. Et si vous êtes en retard…
Si malgré vos efforts vous savez que vous arriverez en retard, de grâce, signalez-le par un appel ou un texto à la personne qui vous attend. Celle-ci pourra faire autre chose de son temps pendant l’attente, et cela démontre votre souci de l’autre.
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