Nous aimerions tous des réunions efficaces… Mais, votre entreprise souffre-t-elle de «réunionite»? Vous savez, cette habitude de tenir des rencontres pour tout et pour rien, ce qui a pour conséquence que vous vous sentez occupé, mais que le travail n’avance pas. Vous arrive-t-il, pendant certaines réunions, de vous demander ce que vous faites là? Trichez-vous un peu en faisant d’autres tâches, vu que c’est en ligne et que personne ne voit ce que vous faites?
Imaginez tout le travail que vous auriez pu abattre au lieu de vous tourner les pouces à cette réunion… Cet article vous offre quelques trucs pour éviter que ça se reproduise.
Il existe 3 grands moments pour des réunions efficaces. Nous vous donnons quelques trucs pour chacune de ces étapes.
1. La préparation et la logistique des réunions efficaces
Une réunion inutile est une réunion de trop. Savoir quand convoquer une réunion s’avère alors salvateur. Est-ce qu’un vote par courriel ferait l’affaire, tout simplement?
Pensez à identifier le but de la réunion : faire le point de la dernière semaine, décider de l’engagement de nouveau personnel, décider de l’achat de nouvel équipement, etc.
Un des aspects les plus souvent négligés lors de réunions est la rédaction d’un ordre du jour. Or, rédiger un ordre du jour efficace permet d’arriver à nos fins beaucoup mieux. L’idéal est de nommer qui sera présent, d’allouer du temps pour chacun des points, et de placer les points en ordre des interventions pour libérer des gens.
Établir des standards de préparation à la réunion vous donnera l’avantage de comprendre mieux où vous allez. Combien de jours au préalable désirons-nous envoyer l’ordre du jour? Combien de temps à l’avance souhaitons-nous fournir les rapports des activités? Devons-nous bâtir une liste d’action à la suite de chacune des réunions?
2. L’animation des réunions efficaces
La réalité ayant changée, il importe de connaître les différences d’animation en fonction d’une réunion en présentiel ou en virtuel. La réunion virtuelle se devra d’être beaucoup plus interactive au risque de perdre la motivation des participants.
Connaissez-vous les trois types d’animation? Le directif où l’animateur est factuel. Il a une information à délivrer, il s’exécute dans un style quasi unidirectionnel. Le participatif où la réunion prend la forme d’une discussion et finalement, le non directif où l’information est essentiellement ascendante, et où l’animateur tient un rôle de facilitateur. Connaître ces styles vous permet de vous ajuster selon le type de réunion que vous souhaitez tenir.
Prenez-vous le temps d’attribuer les rôles clés? Le gardien du temps et le secrétaire sont des personnes-phares lors d’une réunion, mais on oublie souvent d’y consacrer le temps nécessaire pour les dénicher. Il existe un impact réel de bien minuter les interventions.
Savez-vous couper court à une conversation qui s’étire inutilement? Savez-vous redynamiser une réunion? Pouvez-vous gérer une discussion qui dérape? Réussissez-vous à terminer à l’heure?
Tant de sujets qui demandent connaissances et savoir-faire!
3. Les suivis après Les réunions
La consolidation de l’information est primordiale et pourtant, nombreux gens vont tenir des réunions les unes à la suite des autres sans prendre un temps pour faire cette consolidation si importante. Gardez-vous au moins 15 minutes entre chaque réunion pour prendre le temps d’inscrire la date de la prochaine réunion dans votre calendrier, d’envoyer les courriels pertinents plus urgents, de placer les appels pertinents plus pressants, et de mettre dans votre calendrier, aux moments stratégiques, les actions à entreprendre selon les discussions.
En conclusion, ces quelques conseils vous permettront de mener assurément des réunions plus efficaces.
Que ferez-vous de ce temps? Allez-vous faire avancer vos projets prioritaires? Allez-vous vous éviter des heures supplémentaires cette semaine?
Chose certaine, vous deviendrez plus performant.
Si vous aimeriez en connaitre davantage sur le sujet, n’hésitez pas à demander de l’information sur notre formation «Les réunions efficaces».
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