C’est assez! Vendredi soir, 18h30. Il serait tentant d’étirer la journée encore un peu plus, car oui, il y a encore des tâches non accomplies. Ces tâches dont on voudrait se délester le cerveau pour pouvoir mieux profiter de la fin de semaine. Ces tâches qui feraient en sorte qu’on soit un peu plus fier avant de quitter le travail. Voyons comment partir l’esprit en paix même s’il reste de la besogne non accomplie.
1. Il y en aura toujours de toute façon!
Peu importe le domaine dans lequel vous travaillez, à moins d’être à l’emploi d’une entreprise en perdition, il y aura toujours du travail qui s’ajoutera. Comprendre cela nous amène à réaliser que même si on veut bien terminer le dossier en cours, un autre attend déjà au détour. Ce qui fait que lui aussi sera à compléter. C’est en quelque sorte une roue sans fin.
2. Le cercle sans fin des courriels
«Je vais vider ma boîte de réception avant de partir et répondre à tous mes courriels.» L’intention est bonne. Mais, comme vous pouvez vous en douter, les gens vont répondre à vos courriels ce qui va exiger une action supplémentaire de votre part. C’est un cercle sans fin. Saviez-vous que 72% des gens regardent leurs courriels à l’extérieur des heures d’ouverture? Ce qui signifie que même si vous les traitez en soirée, vous êtes susceptibles de recevoir une réponse, laquelle exigera de vous une action supplémentaire. Si vous décidez de répondre à vos courriels en soirée, de grâce, programmez-les pour qu’ils partent le lendemain selon vos heures normales de travail. Vous réussirez ainsi à casser ce cercle infini.
3. L’importance de la planification
Nous avons déjà abordé une méthode très efficace de planification dans un article précédent : la méthode 1-3-5. Le fait de planifier nous assure de faire ce qui est le plus important et le plus urgent en priorité, pour autant que l’on s’en tienne à notre planification ou à tout le moins, qu’à chaque fois qu’on en déroge, que ce soit fait en toute conscience. Rester concentré, cependant, peut drainer beaucoup d’énergie, et malgré de bonnes intentions, cela peut faire basculer votre journée productive en une qui le sera moins.
4. La prévisibilité des imprévus
Je dis toujours à mes clients qu’il n’y a rien de plus prévisible que les imprévus. En sachant cela, il importe de ne pas trop mettre de choses dans notre horaire, à défaut de faire de fausses promesses quant aux délais à nos collaborateurs et nos clients. Donnez de la souplesse à votre horaire en prévoyant ces prévisibles imprévus.
5. Le seuil de satisfaction
Cela m’amène à vous parler du seuil de satisfaction. En sachant qu’il y en aura toujours de toute façon, que les courriels sont un cercle infini, que la planification est une excellente façon de travailler et que des imprévus vont surgir, il importe d’établir votre seuil de satisfaction. Il consiste à déterminer, parmi toutes les tâches planifiées dans la journée, lesquelles sont cruciales. Puis, il vous reste à accepter que, quand l’heure habituelle de fin de journée arrive, si ces tâches critiques ont été accomplies, vous puissiez retourner à la maison l’esprit en paix.
Parce qu’il y en aura toujours à accomplir encore, de toute façon!
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