J’ai été surprise de constater que le premier courrier électronique a été envoyé en 1971 par l’ingénieur informaticien Ray Tomlinson. Au cours des 51 années suivantes, environ 306 milliards de courriels seront envoyés chaque jour. Il y a environ 4 milliards d’utilisateurs de courrier électronique dans le monde. Cela représente approximativement 76,5 courriels par utilisateur par jour dans le monde. La gestion de votre boîte de réception est donc plus importante que jamais puisque le courrier électronique est omniprésent. Contrairement à ce que certains ont prédit, il sera encore présent dans un avenir proche. Ainsi, il importe de bien gérer cet outil de communication utile.
Il est à noter que bien que j’eusse déjà écrit un article sur comment s’en sortir avec la gestion des courriels, celui-ci se veut différent.
Comment le temps est perdu avec le courrier électronique
Avec tous ces courriels, on peut perdre beaucoup de temps à les gérer. Parmi les pertes de temps, on peut citer l’envoi et la réception de courriels inutiles, le courriel comme source de distraction, la mise en copie conforme (le fameux Cc!) inutile, la vérification excessive des courriels et l’encombrement/gestion de la boîte de réception.
Capturer, Analyser, Résoudre
Je vous explique comment utiliser le modèle «Capturer – Analyser – Résoudre» pour une saine gestion des courriels. Ce modèle vous permettra d’économiser des heures par semaine et d’éviter que rien ne se perde.
La première étape de cette méthode consiste à choisir la fréquence à laquelle vous vérifiez et travaillez sur vos courriels. Pour commencer, je recommande d’en faire 5 par jour. D’abord le matin, en milieu de matinée, à midi, en milieu d’après-midi et en fin de journée. À partir de là, vous pouvez ajuster en fonction de vos besoins. La clé: lorsque vous n’êtes pas dans la gestion de courriels, fermez-les. De même, vous ne devez pas avoir de notifications de courrier électronique actives, puisqu’il faut en moyenne 23 minutes pour se remettre d’une distraction.
«Développez des standards de pratiques pour les communications à l’interne. Vous économiserez beaucoup de temps.»
Nathalie Bureau
L’étape suivante de «Capturer – Analyser – Résoudre» consiste à mettre en place un dossier où vous pouvez transférer les conversations par courriel qui nécessitent un travail plus approfondi. Lorsque vous consultez votre boîte de réception, si vous pouvez résoudre un courriel en deux ou trois minutes, faites-le sur-le-champ. Si ce n’est pas le cas, vous le transférez dans l’emplacement que vous avez établi. Souvent, les courriels nécessitent un travail supplémentaire. Ils demeurent donc capturés jusqu’à ce qu’ils soient résolus.
Que faire des courriels ainsi capturés? Choisissez un moment chaque jour pour les analyser et les résoudre en créant des tâches ou des réunions. Si cette tâche ou cette réunion résout le courriel, vous pouvez le classer ou le supprimer. Sinon, il demeure dans ce dossier préétabli.
Quelques autres conseils pour les courriels
– Envisagez d’utiliser la fonction de réponses automatiques pour gérer les attentes quant à votre temps de réponse. Par exemple : «Merci pour votre courriel. Je répondrai à votre message dans les deux heures qui suivent».
– Indiquez le délai de réponse souhaité dans l’objet du message. «Besoin d’informations pour un rapport. Répondre avant 17h aujourd’hui».
– Ramenez une chaîne de courriels qui a déraillé à son sujet en réaffirmant l’objectif initial du courriel. «J’apprécie la contribution de chacun à cette conversation. Je crois que le point de départ était X…»
– Fixez un objectif au courriel. Que voulez-vous que le destinataire fasse ou comment voulez-vous qu’il réponde ?
– Donnez un délai d’exécution. «Merci de me revenir à ce sujet avant mercredi prochain». Ainsi, ce sera plus facile pour vous d’établir un moment pour assurer vos suivis.
en résumé
Le courrier électronique peut être un outil de communication agile. En suivant ces quelques étapes simples, vous pouvez gagner chaque semaine des heures que vous pourriez consacrer à l’une de vos fonctions essentielles.
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