Les tâches flottantes, celles qu’on fera quand on aura le temps, envahissent votre temps de travail et vous nuisent sans que vous vous en rendiez nécessairement compte. Elles vous apportent une fatigue mentale, vous grugeant ainsi de précieuses minutes de concentration au travail qui se cumulent en heures.
Garder le cristal pour les grandes occasions
Voyons une analogie. Il y a des pièces de verrerie qu’on se réserve pour les grandes occasions, ces moments uniques qui vaudront le coup de les sortir du buffet. Or, ces événements sont plutôt rares, ce qui fait qu’on n’apprécie nos pièces de collection que quelques fois par année, et encore!
Je viens faire le parallèle avec la fameuse expression quand j’aurai le temps. On entend si souvent : Je ferai ceci ou cela quand j’aurai le temps. Pourtant, cette pensée est tellement utopique!
On n’a jamais le temps. On doit prendre le temps.
Nathalie Bureau
À l’instar du cristal, si on ne décide pas de créer des occasions, il est possible qu’il demeure sans bouger pendant quelques mois, voire quelques années.
Ainsi, si la chose que nous voulons faire nous tient vraiment à cœur ou est un tant soit peu importante, il nous faudra arrêter un moment dans notre agenda pour la réaliser. À défaut de quoi, il est fort probable qu’elle sera encore inachevée après un trop long moment.
Une tâche flottante
«Oui, mais elle n’est pas si importante ni si urgente, c’est pour cela qu’elle flotte au travers mes autres tâches,» me dit-on souvent. Je comprends. Cependant, chaque fois que vous consultez vos tâches, celle-ci doit être filtrée. Quand on en a qu’une seule, c’est un moindre mal. Toutefois, quand on en a une vingtaine ou plus, c’est là que le bât blesse. En effet, pour décider quelle sera ma prochaine tâche, je dois consulter ces tâches flottantes au travers. Quel fouillis! Quelle perte de temps!
Qu’en fait-on?
Si vous savez, par exemple, que vous avez des tâches qui seront à accomplir par un stagiaire l’été prochain, créez une catégorie spécifique à cet effet et mettez la date d’exécution au premier jour où le stagiaire entrera en poste. Ajoutez ses tâches à cet endroit et à cette date.
Pour les autres obligations, peut-être avez-vous le loisir de les déléguer à une autre personne. Elles seront ainsi terminées plus rapidement.
Cette tâche vous revient entièrement? Déterminez néanmoins un moment où vous avez l’intention de la compléter. Pensez à une journée de la semaine, une saison où vous vous savez plus libre. Lorsqu’elle se pointera dans vos rappels du jour, décidez alors de l’effectuer. Si vous avez d’autres priorités au moment venu, reportez-la à une date qui vous semble raisonnable. Après deux reports, faites-la ou supprimez-la. Vos journées sont suffisamment remplies pour ne pas trimballer avec vous des tâches si peu importantes. Parce qu’on ne se cachera pas que si vous la reportez consciemment deux fois en plus de la première date décidée, c’est que ce n’est pas si crucial.
En conclusion
En conclusion, ne laissez aucune tâche flottante polluer votre liste de tâches pour éviter les pertes de temps. Parce qu’on n’a jamais le temps. On doit prendre le temps.
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