Selon la loi de Pareto, environ 80 % des résultats sont le produit de 20 % des efforts. Cette façon de voir peut aussi être extrapolée en gestion de production où 20 % des produits représentent 80 % du chiffre d’affaires. De même, en service client, 80 % des réclamations proviennent de 20 % des clients ou de 20 % des produits. Et on pourrait continuer ainsi avec de nombreux autres exemples.
Lorsque nous parlons de gestion du temps, il est important de savoir dans quelles tâches chaque individu excelle. Ce faisant, une personne peut fournir des efforts moindres (20%) qui vont tout de même générer un fort pourcentage de résultats positifs (80%). Ces efforts seront moindres, non pas parce que la personne ne fait rien, mais plutôt parce qu’elle possède les connaissances et l’expérience pour la tâche en question. Ceci est bien pratique pour savoir à qui attribuer les tâches.
[Lisez notre autre article pour en savoir davantage sur l’art de déléguer efficacement.]
En période de travail intensif
Quand on connaît bien notre travail, il devient plus facile de savoir sur quelles tâches se concentrer lors d’une période de travail intensif. En effet, comme les tâches sont plus nombreuses et qu’on doit en sacrifier quelques-unes temporairement, on se concentrera sur les 20% qui vont générer 80% de résultats. Si on sait choisir les bonnes tâches, cela aura donc un impact minime sur l’entreprise.
De même, si on doit retarder la livraison de projets pour certains clients car nous sommes en période de travail intensif, nous nous assurerons de ne pas sacrifier les 20% qui génèrent 80% des revenus de l’entreprise.
La loi de Pareto en management
Comme il est démontré que 80% des problèmes sont causés par 20% des employés ou que 80% de vos interruptions sont causées par 20% de vos collègues, il devient beaucoup plus facile alors de cibler les gens à aider.
Si vous êtes attentifs, vous remarquerez sûrement que 80% des dérangements proviennent des mêmes 20% de causes. Prenez le temps d’analyser ces causes. Ensuite, créez les outils nécessaires afin que les dérangements qui y sont associés ne reviennent pas.
Faut-il, par exemple, rédiger une procédure, monter un document de dépannage, reclasser certaines choses, former des employés séniors pour agir comme référence? Ces analyses et la mise en place de solutions vous feront gagner beaucoup de temps par la suite. L’investissement en vaut les efforts, je vous le promets!
Quand on tombe de l’autre côté de Pareto
Il vous arrive peut-être de consacrer beaucoup d’efforts (80%) à une tâche et que le résultat ne donne pas grand-chose (20%). C’est un signe que vous êtes tombés du mauvais côté de la loi de Pareto (Eh oui! Ça arrive!).
Quand vous le remarquez, essayez de voir si les choses auraient pu être faites différemment. Aurait-on dû déléguer la tâche à une personne plus compétente que vous? Ou encore, auriez-vous pu seulement éliminer la tâche? Parfois, c’est le prix à payer pour l’inexpérience dans un domaine précis. Assurez-vous d’aller chercher les ressources afin que cela ne se reproduise pas trop souvent.
Le temps de chacun étant précieux, apprenez à surfer avec la loi de Pareto de façon positive pour vous.
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