Dans notre monde moderne, il est maintenant possible de récupérer beaucoup de temps grâce à la technologie. Cependant, si on ne sait pas comment l’utiliser, elle peut, au contraire, nous en faire perdre beaucoup.
Il importe donc de se familiariser avec ce qui est à notre portée afin de faire de la technologie notre alliée. Je vous livre ici quelques suggestions d’utilisation facile.
Utiliser la reconnaissance vocale pour la rédaction
C’est maintenant possible pour les courriels, avec Word et avec d’autres utilitaires d’utiliser la reconnaissance vocale pour la rédaction. Cela vous fait sauver beaucoup de temps. Que ce soit pour la correction du texte ou pour taper comme tel, le logiciel est vraiment excellent. Je l’utilise d’ailleurs en ce moment pour la rédaction de cet article-ci.
Partager des documents grâce à l’infonuagique
Dans mon coaching, je vois encore trop souvent des entreprises qui s’envoient des documents par courriel, au risque de travailler sur des versions différentes ou désuètes. Prenez le temps de créer les dossiers et de partager les liens des documents pour éviter la confusion. Vous récupérerez ainsi beaucoup de temps grâce à la technologie.
Programmer l’envoi différé de messages
C’est possible sur Teams, Gmail et Outlook. Voici quelques avantages que cette façon de faire présente :
Coordination des équipes à distance : En travaillant avec des équipes dispersées géographiquement ou sur différents fuseaux horaires, planifier les messages permet de choisir le moment idéal pour tous les membres, favorisant ainsi la synchronisation et la collaboration.
Gestion efficace du temps : En planifiant les communications à l’avance, vous pouvez programmer plusieurs messages à la fois et les envoyer ultérieurement, ce qui libère du temps pour d’autres tâches sans devoir se rappeler de les envoyer plus tard. Planifiez par exemple des messages de rappel concernant les échéances d’un projet important. Par votre proactivité, vous éviterez la pression de dernière minute pour la livraison dudit projet.
Respect du droit à la déconnexion : La planification des messages respecte le besoin de déconnexion des membres de l’équipe en évitant les interruptions en dehors des heures de travail, ce qui contribue au bien-être et à l’équilibre travail-vie personnelle. Pensez donc à programmer les informations à communiquer qui sont importantes, mais non urgentes.
Communication stratégique : La planification offre le temps nécessaire pour réfléchir stratégiquement aux messages, ce qui permet une articulation claire des idées et le choix du moment optimal pour partager des informations importantes.
Évitement des distractions : En évitant les demandes de connexion instantanées, on minimise les interruptions inopportunes et on favorise des périodes de concentration de tâches. Pourquoi ne pas planifier des moments pour recevoir des mises à jour et des questions, garantissant ainsi des périodes de travail ininterrompues?
«Prendre le temps d’explorer les divers outils que la technologie met à notre disposition permet de développer nos habiletés et par conséquent, récupérer beaucoup de temps.»
Nathalie Bureau
Utiliser un logiciel de correction
Il n’est pas donné à tout le monde d’avoir une bonne qualité de français. Ainsi, pour sauver du temps, utilisez un logiciel tel Antidote et faites rapidement un scan complet du texte que vous venez de rédiger. Cela vous fera sauver beaucoup de temps.
Utiliser un dictaphone pour prendre des notes
Ayez dans votre téléphone un outil de reconnaissance vocale qui vous permettra de transformer rapidement vos paroles en notes. Ceci fera en sorte de garder par écrit les idées qui pourraient survenir sans vous distraire de la route, pour autant que votre application soit téléchargée directement sur votre page d’accueil. Une fois rendu au bureau, reprenez ces notes dictées et grâce à un copier-coller, ayez-les rapidement et directement dans le document pertinent.
Utiliser l’intelligence artificielle
Je ne pourrais terminer cet article sans parler de l’intelligence artificielle tel Chat GPT. Lorsqu’on sait bien utiliser cet outil, il s’avère un allié de taille. Plus vous êtes spécifique dans votre demande, plus il génère précisément ce dont vous avez besoin. Que ce soit le nombre de paragraphes, le nombre de mots ou encore la précision quant aux idées à développer, Chat GPT saura vous offrir un résultat presque parfait. Bien sûr, il vous faudra réviser le texte suggéré et peut-être effectuer certaines corrections, mais dans l’ensemble, la base est tout de même déjà élaborée. Quelle belle façon de sauver du temps!
En résumé, prenez le temps d’explorer les divers outils que la technologie met à votre disposition afin de développer vos habiletés et par conséquent, récupérer beaucoup de temps.
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