L’organisation des dossiers financiers peut être un cauchemar – ou un charme! Comme la plupart des gens, chaque mois, une pile de factures arrive dans votre courriel, votre boîte aux lettres ou les deux. Et la quantité de documents relatifs à vos prêts, vos cartes de crédit, ainsi que vos autres factures ne cesse de croître.
Et c’est sans compter tous les documents financiers qui arrivent pendant la saison des impôts.
Une fois que vous avez payé les factures et examiné les relevés, que faire ?
L’organisation de vos dossiers financiers est plus facile que vous ne le pensez. De plus, cela vaut bien l’investissement de temps puisqu’elle vous permettra de trouver rapidement un document spécifique.
En y consacrant seulement 15 à 20 minutes par semaine,
vous pouvez facilement réussir à organiser vos finances.
En étant organisé, il est également plus facile de comparer les dépenses d’un mois à l’autre. Grâce à cette comparaison, vous pouvez plus aisément visualiser vos coûts d’utilisation et déterminer si vous devez réduire votre consommation ou changer de fournisseur.
Qu’il s’agisse de piles de papier ou d’une boîte de réception débordante, l’organisation de votre vie financière peut vous aider à vous sentir plus en contrôle. Gagnez du temps et réduisez votre stress!
Nous vous proposons ces six conseils pour mettre fin à votre chaos financier:
Rassembler tous vos papiers ou informations numériques en un seul endroit
D’abord, commencez par tout rassembler en un seul endroit. Il vous faut déterrer les boîtes de vieux documents qui se trouvent à la cave, rassembler les relevés de compte qui sont dans les tiroirs et les dossiers qui débordent dans le placard. Si vous organisez les choses sous forme numérique, localisez tous les documents stockés sur votre ordinateur et mettez-les dans un seul dossier.
Savoir ce qu’il faut garder et ce dont il faut se débarrasser
Ensuite, maintenant que vous avez tout rassemblé, commencez à vous débarrasser des documents dont vous n’avez plus besoin. Mais comment savoir quels documents garder et combien de temps les conserver?
Certains documents relèvent de la réglementation fédérale, d’autres de la réglementation provinciale. Or, ceci fait varier le délai de conservation de six mois à plusieurs années. Faites une recherche en ligne sur la «période de conservation des documents» pour trouver la durée recommandée.
Au Canada, le gouvernement fédéral recommande de conserver vos déclarations de revenus pendant sept ans. Toutefois, dans certaines situations, comme l’acquisition ou la cession à long terme d’un bien, vous voudrez les conserver plus longtemps.
Certains papiers, comme les relevés de carte de crédit, peuvent généralement être éliminés après un an. D’autres, comme les dossiers immobiliers ou une copie de votre testament, doivent être conservés indéfiniment.
Après avoir déterminé la durée de conservation pour chacun de vos documents, retirez ceux qui ne sont plus nécessaires, puis éliminez-les en toute sécurité.
Déterminer les catégories et les sous-catégories
Chaque type de document doit avoir son propre dossier. Je recommande de constituer une liste de toutes les catégories et sous-catégories de vos documents.
Par exemple, dans la catégorie assurance, vous pouvez avoir des sous-catégories telles que maison, automobile et vie. Dans la catégorie services publics, vous pourriez avoir l’eau et l’électricité. Choisissez les thèmes qui correspondent à votre situation. Une fois que vous avez conçu cette liste, vous pouvez créer les dossiers puis trier vos documents en fonction des catégories élaborées.
Il peut également être utile de créer des dossiers pour l’année en cours et d’autres pour les années précédentes. Pour le papier, assurez-vous d’avoir des chemises et des étiquettes à portée de main, ainsi que des boîtes de rangement ou un classeur.
Choisir le papier ou le numérique
Pour réduire la quantité de documents papier que vous recevez, vous pouvez envisager de souscrire aux factures électroniques. De nombreuses entreprises proposent une option numérique pour l’envoi des relevés mensuels, des factures et d’autres documents au lieu de les envoyer par la poste. Pour passer au numérique, vous devez généralement vous inscrire auprès de la compagnie.
Toutefois, si vous aidez un membre de votre famille qui n’est pas à l’aise avec la technologie, le papier s’avérera le meilleur choix pour lui.
Classer ses documents
Maintenant que vous avez établi vos dossiers, il est temps de classer vos documents. Si vous avez des chemises en papier, classez le plus récent sur le dessus et procédez par ordre chronologique. Dès qu’on classe un nouveau document, on prend le dernier relevé sous la pile et on le déchiquète immédiatement. Ainsi, cela évite d’avoir une énorme purge à faire tous les 5 ans. Bien sûr, on adapte le même procédé au numérique.
Stocker et éliminer en toute sécurité
Une fois que vous avez organisé vos documents, veillez à les stocker dans un endroit sûr, comme par exemple, une armoire fermée à clé pour le papier, ou, s’il s’agit de documents numériques, un stockage sécurisé infonuagique ou sur un ordinateur offrant une sauvegarde fréquente.
Si d’autres personnes de votre foyer utilisent l’ordinateur, mettez en place un mot de passe pour cette section, afin qu’elles n’y accèdent pas ou ne la suppriment pas par erreur.
Déchiquetez les documents que vous débarrassez. L’investissement dans une déchiqueteuse – choisissez-en une à hachures croisées pour la forme de déchiquetage la plus sûre – facilite l’élimination régulière des documents en toute sécurité. De surcroît, vous ne devriez jamais vous débarrasser de papiers financiers sans les déchiqueter au préalable.
En conclusion, la bonne nouvelle, c’est qu’une fois que vous serez organisé, vous serez moins stressé et aurez moins d’encombrement – papier ou numérique – à gérer. Dès lors que votre système est en place, il ne vous reste plus qu’à vous y engager!
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