Il y a de ces gens dont le bureau de travail est complètement dégagé, ces autres qui cumulent des piles un peu partout et ceux qui sont entre les deux… Qu’est-ce qui est le mieux? Est-ce que ça dérange vraiment d’avoir des piles autour de soi tant qu’on est capable de retrouver nos documents ou nos objets?
1. La surcharge sur le plan mental
Nous avons 3 cycles de pensée: le cycle conscient, préactif et inconscient. Le cycle conscient correspond à l’instant présent. C’est la tâche qui occupe toute notre pensée, que nous soyons en train de la faire ou non. Si nous passons à autre chose, ce cycle évacue la pensée précédente.
Ensuite, le cycle préactif est une zone où séjournent un certain nombre de pensées, d’idées et de dossiers qui nous occupent, sans qu’ils soient consciemment présents à notre esprit. Il est semblable à des programmes ouverts à l’ordinateur que nous aurions abaissés dans la barre de tâches. Ce cycle ne peut contenir qu’environ 8 tâches. Dès qu’une nouvelle tâche se présente, elle vient prendre la place d’une autre. Une tâche antérieure sera donc évacuée, peu importent son ampleur, son importance ou son ordre d’arrivée.
Finalement, le cycle inconscient se compare à un gros entrepôt où les informations sont stockées quand le travail est terminé. Il a une capacité illimitée.
Quand nous finissons une tâche, nous allégeons le cycle préactif ce qui procure un sentiment de bien-être. Plus les tâches achevées sont importantes, plus notre satisfaction est grande.
Or, les piles et notes autocollantes nuisent car elles envoient des messages constants au cerveau de choses à faire. Chacune de ces tâches se loge dans le cycle préactif et le surcharge. Ce mouvement de rééquilibre constant qui s’opère dans le cycle préactif (entrées et sorties de tâches) créé un sentiment d’insécurité réel mais inconscient. Résultat : on pense davantage à ce que nous avons à faire qu’à ce que nous faisons réellement.
Pour y remédier, on emploie un carnet de notes, un agenda et on élimine les piles.
2. L’augmentation du temps de décision
Les gens dont l’espace de travail est encombré de piles prennent beaucoup plus de temps pour décider de la prochaine action à faire puisqu’ils doivent constamment peser le pour et le contre des piles qui sont devant eux. En réalité, on ne devrait consacrer plus de 15 minutes par jour au total pour choisir les tâches à faire et pour planifier sa journée.
L’utilisation d’un agenda est le meilleur moyen pour s’en sortir.
3. Les piles = oublis fréquents
Ce n’est pas parce qu’il y a une note autocollante sur notre mur que ça veut dire que l’on va se souvenir de la regarder au moment opportun. En effet, le meilleur exemple est quand vous recevez un appel qui dit: «Je m’excuse de ne pas t’avoir rappelé. J’ai été débordé! » En fait, cela cache souvent un : «Je viens tout juste de retrouver la note autocollante sur laquelle j’avais noté de t’appeler.»
Toute cette manipulation de piles exige du temps, et ce temps n’est pas consacré au travail en tant que tel. Alors, quand éliminerez-vous vos piles?
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