On voit dans de nombreuses émissions de télé que les designers classent et regroupent les objets par couleur. Quoique d’un point de vue graphique cela soit joli, il importe tout de même de se demander : est-ce vraiment la meilleure option? Il existe plusieurs façons de classer et dans cet article, nous verrons le processus à mettre en place avant d’adopter un système de classement efficace.
La réflexion
La première étape consiste à réfléchir à la façon dont, naturellement, on chercherait le type de dossier ou d’objet classé. Quelle est la première référence qui vous vient en tête? Un numéro de projet? Un nom de famille? Une année? Un nom d’entreprise? Un type de document? L’information ainsi obtenue constitue l’indice premier du type de classement à adopter. Rappelez-vous que l’on classe pour retrouver dans un an. En effet, on se rappelle très bien où on a classé un dossier spécifique hier. Mais qu’en sera-t-il dans un an? Est-ce qu’on s’en souviendra aussi bien?
Le consensus
Si vous êtes la seule personne à manipuler les objets en question, aucun consensus n’est nécessaire. Cependant, si on parle d’un classeur papier dans lequel cinq personnes viennent piger, il peut être nécessaire d’adopter un consensus, ou d’imposer une façon de faire si on vous a affecté comme personne responsable pour revoir le classement.
La décision
Une fois les options explorées, il faut décider. Il est important de se rappeler que tout n’a pas besoin d’être classé de la même façon. Ainsi, on pourra choisir de classer nos dossiers clients par ordre alphabétique de nom de famille, et de classer les procès-verbaux des réunions par ordre chronologique. Il importe, en revanche, de rester assidu face au système qui sera adopté.
Les options
Plusieurs options sont possibles en matière de classement. Analysons-les!
Le classement chronologique
Idéal pour retrouver des documents dont la date est importante (un procès-verbal d’une réunion, un rapport de ventes mensuel, etc.)
Le classement alphabétique
Le meilleur type de classement quand notre référent est un mot (noms de clients, de fournisseurs, titres de livres, etc.)
Le classement par couleur
Idéal quand cet aspect est primordial (vêtements, etc.) ou quand les couleurs peuvent aider à se retrouver plus facilement. Par exemple, dans une entreprise qui possède plusieurs véhicules, on voudra classer les dossiers des camionnettes d’une certaine couleur (reclassé par ordre numérique ensuite), les niveleuses d’une autre couleur, etc. Une légende de couleurs sera alors nécessaire.
Le classement numérique
Recommandé quand le référent est un numéro (de projet, de client, de véhicule, de téléphone, etc.)
Le classement par taille
Parfait quand la dimension est le point de référence (plats de plastique dans une armoire, vêtements sur un présentoir de boutique, etc.)
Le classement par sujet
À choisir si le référent est un sujet précis (livres dans une librairie, catégories primaires des dossiers d’une entreprise, etc.)
Le classement par fonction
Idéal pour regrouper des objets qui ont une fonction similaire ou complémentaire (les fournitures de bureau, les aliments pour le déjeuner, etc.) Une fois le choix de classement adopté, un sous-classement d’un autre type peut s’avérer nécessaire. Par exemple, vous classez vos vêtements par type (pantalons, blouses, etc.) et vous les sous-classez par longueurs de manches (manches longues, ¾, courtes et camisoles).
La mise au point
Après une période d’essai de votre nouveau système de classement, une mise au point sera peut-être nécessaire. Ne négligez pas cet aspect, car il fera la différence entre un système boiteux et un système efficace.
En conclusion, un bon système de classement est un système réfléchi. Quoique la couleur soit une bonne option vu que notre mémoire visuelle pour les couleurs est puissante, il faut se rappeler que ce n’est pas la seule option. Ne laissez pas les émissions de télé vous tromper!
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