Terminer, achever quelque chose, c’est ça boucler la boucle. Et le sentiment qui accompagne ce geste pourtant simple est grand. On a la satisfaction de s’être accompli, d’avoir progressé.
Boucler la boucle
L’importance de fermer la boucle dans chacune des étapes du travail est primordiale pour réussir à mieux gérer nos tâches et notre temps, mais surtout, pour ne rien oublier. Or, dans mon coaching, je rencontre une pléthore de clients qui mettent de côté cette étape vitale pour leur travail mais aussi pour leur bien-être. Voyons comment on peut faire concrètement.
La vie va vite
C’est vrai! Mais pour mieux réussir, il vous importe de la ralentir. Analysons un exemple :
Vous raccrochez au téléphone et vous avez un courriel à envoyer suite à votre conversation. Activez-vous tout de suite. Quelqu’un se pointe dans votre bureau? Faites-le patienter trois secondes le temps que vous notiez le courriel à acheminer dans votre calepin pour les bulles de cerveau*. Répondez à votre collègue. Il vous demande de lui faire parvenir le rapport du 2e trimestre. Si cette action ne requiert que quelques secondes, faites-la sur-le-champ. Si c’est plus long, notez-la dans votre calepin puis revenez à votre tâche de composer le message électronique dès que votre collègue a quitté.
Ne repartez pas sur autre chose avant que votre courriel ne soit écrit! Suite à l’envoi de celui-ci, vous avez un suivi à faire au cas où la personne ne vous répondrait pas. Inscrivez immédiatement ce suivi à une date ultérieure dans vos tâches. Rayez la note que vous aviez prise de votre calepin pour les bulles de cerveau. Et là, et seulement là, la boucle est bouclée pour la conversation téléphonique. Après quoi, attaquez-vous à la tâche qui découle de votre rencontre avec votre collègue. Envoyez le rapport qu’il vous a demandé. Rayez aussi cette tâche de votre calepin. Voilà une deuxième boucle bouclée! Satisfaisant, non?
*Le calepin pour les bulles de cerveau
Le calepin pour les bulles de cerveau est un outil génial pour quiconque travaille à un bureau (les notes électroniques pourraient être un substitut pour ceux travaillant dans des lieux non fixes). Il s’agit d’un calepin boudiné (ça prend moins de place quand on retourne la couverture!) de format approximatif de 23 cm sur 15 cm qui sera placé à droite si vous êtes droitier ou à gauche si vous êtes gaucher. Un crayon sera posé sur ce calepin en permanence.
Chaque jour, vous utilisez une nouvelle page sur laquelle vous inscrivez la date du jour. Ce calepin ne sert qu’à noter sous forme abrégée les idées qui vous passent par la tête (d’où l’expression bulle de cerveau) alors que vous ne pouvez les mettre en application d’emblée. Dès que faire se peut, vous prenez action sur ce qui est inscrit dans votre calepin, soit en le faisant, soit en créant une tâche pour l’accomplir subséquemment. Vous rayez ladite tâche de votre calepin. Il ne doit rien rester de «flottant» à la fin de la journée. Le lendemain, vous débutez une nouvelle page.
L’avantage principal d’utiliser le calepin pour les bulles de cerveau est qu’il permet de libérer votre cerveau des pensées qui autrement vous distrairaient, sans pour autant vous déconcentrer outre mesure car vous ne notez qu’un mot-clé pour vous faire penser à l’action à entreprendre.
Les avantages de boucler la boucle
Si boucler la boucle présente des avantages indéniables sur le bien-être psychologique (sentiment d’accomplissement, sentiment d’être en contrôle, sentiment de fierté, réduction du stress), il en est de même sur les relations de travail. Boucler la boucle fera de vous un collègue fiable qui pense aux suivis qu’il a à faire. Boucler la boucle vous donnera l’occasion d’accomplir vos tâches sans oublier certaines étapes. Cela vous permettra aussi de mieux respecter vos délais. Plus que tout, boucler la boucle vous offrira le luxe de pouvoir oublier en toute quiétude car vous savez que les étapes à venir sont notées dans votre logiciel de tâches et que vous n’en avez omis aucune.
En résumé, munissez-vous d’un calepin pour les bulles de cerveau, décidez de ralentir le temps afin de pouvoir boucler la boucle et vos journées n’en seront que meilleures!
Vous aimeriez appliquer ce principe dans votre travail mais avez besoin de coaching pour vous y aider? Nous sommes là pour vous!
