Vous est-il déjà arrivé d’écouter vos messages téléphoniques sur votre boîte vocale et de soupirer car la personne qui laissait ledit message ne venait pas à bout de finir? Ou encore, de devoir écouter un message trois fois car le numéro de rappel défilait à une vitesse folle ou n’était pas bien articulé? Imaginez si vous avez dix messages à écouter ainsi! Voyons ensemble des façons de faire pour éviter ces situations.
Pour des retours d’appels simplifiés
D’abord, lorsque vous vous apprêtez à prendre vos messages, munissez-vous d’un crayon qui fonctionne bien, d’un carnet et surtout, assurez-vous de ne pas être dérangé. Rien de plus frustrant que de devoir écouter un message à nouveau parce qu’un collègue entre dans votre bureau en parlant.
Deuxièmement, si vous désirez écouter des messages qui sont professionnels, prêchez par l’exemple. Certains vous imiteront. Pour les autres, dites-vous au moins qu’il y en aura moins. Plus important que tout: vous deviendrez une personne de qui on ne craint pas les messages, une personne plaisante à entendre sur la boîte vocale.
Voyons quelques trucs pour devenir soi-même une personne agréable dans l’art de la boîte vocale:
1 – Préparez-vous!
Sachez la raison précise pour laquelle vous appelez et après de courtes salutations, mentionnez-le immédiatement. Si vous avez plusieurs points à énoncer, il pourrait être sage de les noter en ordre d’importance avant de téléphoner. Cela vous évitera de devoir rappeler une ou deux fois de plus pour mentionner ce qui a été oublié. Surtout, ce petit résumé évitera que vous vous perdiez en tergiversations lors de l’appel.
2 – Soyez poli, mais pas trop
Il est bien de s’informer si votre interlocuteur va bien ou de lui dire que vous êtes heureux qu’il fasse beau à l’extérieur mais limitez ce type de conversation aux 15 premières secondes, pas plus. C’est suffisant pour signifier que vous vous souciez de l’autre mais pas trop pour l’exaspérer.
3 – Nommez-vous!
Dès le départ, dites qui vous êtes et nommez votre société si applicable. Rien de pire que quelqu’un qui commence son message sans se nommer d’abord. Comme il faut parfois plusieurs secondes avant de reconnaître la voix, votre cerveau peut difficilement se concentrer sur le message. En essayant de deviner de qui il s’agit, on perd l’essentiel du propos.
4 – Articulez!
Rien de pire qu’une personne qui ne prononce pas bien. Vous savez ce que vous avez à dire, l’autre personne l’ignore. Insistez sur les mots qui pourraient porter à confusion.
5 – Choisissez votre environnement
Laisser un message à partir de votre cellulaire alors que vous êtes dans un environnement bruyant est une idée pas trop géniale. Non seulement la personne qui reçoit votre message sera obligée de tout vous faire répéter mais encore, il est possible qu’elle ne puisse tout simplement pas vous rappeler car elle ignore qui vous êtes malgré l’afficheur. Évitez cela en choisissant votre environnement.
6 – Que voulez-vous?
Dites à votre interlocuteur ce que vous attendez de lui. Désirez-vous un retour par courriel, une information, un retour d’appel? Personne ne devrait vous rappeler parce qu’il n’a pas compris ce que vous vouliez…
7 – Ralentissez!
Souvent, après s’être tapé un long message qui n’en finit plus, l’interlocuteur déballe son numéro de téléphone en un éclair, ce qui signifie qu’il faudra l’écouter à nouveau… Redites lentement votre nom à la fin et donnez votre numéro de téléphone tout aussi lentement. Répétez-le de façon différente. Par exemple, si vous dites les chiffres de manière séparée la première fois 8-1-9-6-9-8-9-2-4-9, dites-les par dizaines la seconde fois 8-1-9-6-9-8-92-49. Ainsi, vous êtes assurés que la personne entendra le bon numéro et améliorerez vos chances de recevoir un retour d’appel. Ralentissez également dans le cas d’une adresse courriel et répétez-la.
8 – Saluez rapidement
Ne vous perdez pas en formules de politesse à la fin. Saluez rapidement et poliment, sans plus! Vous avez déjà montré de l’intérêt en début de message. N’en ajoutez pas trop.
Pour conclure, je vous dirais que si vous suivez ces quelques règles de base, la personne qui doit faire suite à votre message le fera probablement plus rapidement et sera davantage disposé à vous écouter car elle n’aura pas été irritée à prime abord. De plus, elle saura qu’avec vous, les choses progressent.
Besoin de coaching pour vous y aider? Nous sommes là pour vous!
