Qu’a à voir la nomenclature de documents avec une gestion de temps efficace? Tout! Ça a tout à voir. Effectivement, si vous perdez du temps à chercher vos fichiers, si vous travaillez en double parce que vous possédez deux dossiers distincts, vous ne serez absolument pas efficients.
La nomenclature est la façon de nommer des dossiers ou des fichiers. C’est le choix volontaire de mots, de chiffres et de caractères spéciaux qui vont identifier vos documents.
Pourquoi établir des règles de nomenclature?
Une bonne nomenclature de documents en facilite la recherche, le partage et la gestion.
Ces règles permettent aussi de :
- Éviter la perte de documents
- Faciliter la collaboration entre les membres d’une équipe
- Donner de l’autonomie aux membres de votre équipe (vous n’êtes plus le seul gardien du savoir)
- Diminuer la frustration
- Augmenter le sentiment d’efficacité
- Faciliter le travail lors de l’accueil d’un stagiaire ou d’un nouvel employé
Bref, il n’y a que des points positifs à investir du temps pour bien gérer cet aspect de votre travail.
Comment instaurer ces règles de nomenclature?
D’abord, sachez que la méthode proposée peut s’appliquer aux dossiers dans votre ordinateur personnel, aux dossiers se trouvant sur un serveur partagé, aux dossiers infonuagiques, aux dossiers dans vos courriels et aux dossiers papiers. Bref, c’est une méthode universelle.
Une bonne nomenclature des documents ne sera pas déterminante dans votre efficience au travail, mais disons qu’elle n’y nuit aucunement!
Afin de faciliter la tâche à votre cerveau, on privilégiera la même méthode pour tous vos dossiers. En effet, il serait contreproductif de nommer vos dossiers personnels d’une certaine façon et ceux sur le serveur partagé d’une autre façon.
Pour mettre en place une nomenclature des documents efficace, voici quelques étapes à suivre:
Rallier les troupes
La toute première étape, si vous travaillez en collaboration avec d’autres gens, est d’annoncer le projet de nomenclature et d’aller chercher l’appui des autres travailleurs qui œuvrent avec vous. Il serait tout à fait inutile de ramer seul dans votre bateau pendant que les autres membres de l’équipe continuent à utiliser leurs propres méthodes de nomenclature.
Décider de l’ordre spécifique de classement
Si vous avez une grosse équipe, quelques personnes peuvent prendre ce projet en main. Idéalement, on retrouvera un responsable par service représenté dans votre entreprise au sein du comité qui pilotera ce projet.
Le but de ce comité est de s’assurer de prendre en compte les besoins de chacun des services de l’entreprise, de décider des nouvelles méthodes, d’élaborer un lexique et de former les collègues une fois le processus enclenché.
Les deux principales façons de classer sont l’ordre chronologique et l’ordre par numéro de projet. Définissez dans quels dossiers vous utiliserez l’un ou l’autre.
Pour l’ordre chronologique, la date sera le premier élément dans le nom de vos documents. Il importe d’avoir un accord commun dans la façon de l’énoncer. Je privilégie celle-ci : AAAA-MM-JJ. Ce faisant, vos dossiers seront tous en ordre chronologique. Il peut être facile de se méprendre sur les dates si le même ordre n’est pas toujours respecté. Portez donc une attention particulière à cet aspect.
Si pour votre part, c’est le numéro de projet qui détermine tout, il sera alors le premier élément de votre nomenclature. Conservez toujours la même logique d’identification pour faciliter la recherche. Si vous séparez certains éléments du numéro de projet par un trait d’union, par exemple, il devra toujours en être ainsi au risque de voir l’ordonnancement compromis.
Définir les éléments essentiels de la nomenclature
Dans toute nomenclature de dossier, on doit retrouver trois éléments essentiels :
- La nature du document
- Le sujet
- La date
a. La nature du document fait référence au type de document. Voici des exemples :
- Statistiques
- Analyse
- Rapport
- Procès-verbal
- Etc.
b. Le sujet représente la spécificité qui va distinguer le document de tous les autres de même nature. À titre d’exemples, pensons à :
- Machine 4253
- Nom du client
- Nom d’un comité
- Etc.
c. La date, quoique nécessaire, peut ne pas se retrouver dans la nomenclature d’un fichier ou dossier quelconque, puisque selon la façon dont on affiche nos dossiers informatiques, il est facile d’obtenir cette information.
Définir un lexique
Le but de la mise en place d’une nomenclature commune est de s’y retrouver. Il importe donc d’élaborer un lexique.
Parmi les points à considérer, pensez aux abréviations courantes qui pourraient remplacer les mots complets.
Réfléchissez aussi aux petits termes comme les déterminants. Si un de vos clients se nomme Les Délices du coin, ferez-vous disparaître le déterminant Les pour classer le tout sous Délices? Ça mérite réflexion et consensus…
Peu importe les abréviations choisies dans votre entreprise, celles-ci devront être communiquées aux collègues et impérativement utilisées. Faute de quoi, on revient à la case départ!
Séparer les termes
Quoiqu’il n’existe pas de façon universelle de le faire, une méthode réfléchie et sur laquelle on s’entend est impérative.
Considérez les traits d’union, les barres de soulignement ou les espaces pour séparer chacun des termes.
À nouveau, assurez-vous de communiquer les informations à tous les membres de votre personnel.
Une fois toutes ces étapes complétées, on annonce la date d’implantation du projet de nomenclature ainsi que le délai octroyé pour terminer la mise à jour des documents existants qui ont besoin d’être renommés.
Tout doit-il être uniforme partout ?
Bien sûr que non! Chaque service rencontre des besoins particuliers et il importe de s’adapter à chacun de ceux-ci. Alors que la direction aimera retrouver ses procès-verbaux en ordre chronologique, les chargés de projets privilégieront plutôt le classement par numéro de projet.
Il importe cependant d’être cohérent au sein d’un même dossier global.
Dois-je tout refaire?
On me pose souvent cette question (à chaque fois, en fait!). Et ma réponse est toujours la même : On ne travaillera que sur les dossiers courants, les dossiers à venir et les anciens dossiers auxquels on se réfère régulièrement.
Ceux qui ne servent plus peuvent demeurer dans les archives sous leur appellation actuelle. Les recherches seront peut-être un peu plus fastidieuses quand vous en aurez besoin (si toutefois vous en aviez besoin un jour!), mais des énergies n’y seront pas consacrées inutilement.
Bref, on va de l’avant!
Conclusion
Une bonne nomenclature des documents ne sera pas déterminante dans votre efficience au travail, mais disons qu’elle n’y nuit aucunement!
Il faut de la réflexion, de la discipline, de la constance, de l’engagement et de l’adaptation pour pouvoir implanter un tel procédé dans toute entreprise, mais sachez que c’est à votre portée.
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