Pour avoir une bonne gestion de tâches, il importe d’appliquer le principe de la date précise. Celui-ci pourrait se résumer en un seul mot : Quand.
Si nous faisons le total de toutes les petites et grandes tâches en cours, tous domaines confondus (professionnel, familial, loisirs, etc.) nous arrivons facilement à 150 pour la majorité des gens. Cela représente toutes les actions qui attendent soit dans une pile de papiers, sur un bloc-notes, dans votre cerveau, dans votre boîte de réception, dans votre agenda ou même dans vos tâches Outlook. Vous serez d’accord que c’est facile de s’y perdre dans tout ce que nous avons à faire, non?
Comment s’en sortir
Les tâches dont nous avons la responsabilité ne peuvent évidemment pas être toutes accomplies dans la même journée. Non seulement y en a-t-il trop, mais aussi parce que certaines ne peuvent être réalisées. Il manque peut-être des pièces au puzzle qui vous seront fournies dans le futur par un collègue, par exemple.
La première étape pour garder une vue d’ensemble est de regrouper toutes nos tâches au même endroit. Bien entendu, par la facilité à reporter, déplacer ou attribuer des tâches, je préconise la formule électronique. Ne vous méprenez pas en ayant des notes électroniques sur le bureau de votre ordinateur, un logiciel de tâches ailleurs et des drapeaux sur vos courriels! Quand je parle de regrouper, je veux dire dans un seul logiciel.
Que vous travailliez avec la suite Office, avec les outils Google ou encore avec ToDo, chaque tâche à accomplir doit atterrir soit dans les tâches Outlook, dans les tâches Google ou dans ToDo. Cela inclut aussi les tâches en lien avec vos courriels!
Si vous n’êtes pas convaincu du bienfait de cette méthode, je vous invite à lire Les avantages des listes de tâches.
Comment l’appliquer
À chaque fois qu’une tâche vous parviendra, que ce soit de vive voix, par courriel, par déduction d’une tâche précédente, ou par une idée qui traverse votre esprit, la première question à vous poser est :
Pour quand est-ce que ça doit être accompli?
Vous déterminez ainsi la date ultime pour réaliser la tâche.
La deuxième question à vous poser est :
Quand ai-je le temps de le faire?
C’est donc là que vous arrimerez les deux Quand afin de décider du moment où vous ferez cette tâche. Il ne vous reste qu’à l’inscrire à la date choisie dans votre logiciel de gestion de tâches.
Mais dans la réalité
Sauf que dans la réalité, les choses bougent et un lot d’imprévus survient. Les dates attribuées à nos tâches devront donc être révisées au moment de la planification quotidienne. Cette planification ne vous prendra que 10 minutes de votre journée et fera une différence énorme dans votre niveau de satisfaction au travail. Pour vous aider avec votre planification, nous vous invitons à lire notre article de blogue Aussi simple que 1-3-5!
Parce qu’elles viennent rarement seules
Une tâche en amène très souvent une ou plusieurs autres. Par exemple, vous envoyez un courriel, mais de façon à garder le contrôle de la situation, vous devrez noter un suivi concernant ce courriel. Ou encore, vous recevez le document que vous avez demandé à un collègue, mais vous devrez prévoir du temps de lecture dudit document.
Prenez donc le temps d’analyser les tâches antérieures ou subséquentes à une tâche donnée et notez-les toutes dès que la tâche primaire se présente. Vous garderez ainsi un meilleur contrôle de ce que vous avez à faire.
En conclusion, développez le réflexe du Quand le plus souvent possible. Il fera assurément une différence dans votre gestion de tâches.
Si vous désirez apprendre comment mieux exploiter Outlook, nous avons une formation pour vous.
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