Vous sentez-vous constamment dépassé par les listes de choses à faire qui allongent si vite que vous ne fournissez pas à les rayer? Et si au lieu de faire plus, vous faisiez mieux? En prenant 4 heures pour faire une tâche qui aurait pu être réalisée en 2 heures, vous êtes productif mais non efficient. Reprenez le contrôle avec ces trucs d’efficience!
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Établissez vos priorités
Il y a les choses qui doivent être faites, celles que vous aimeriez faire et celles qu’il serait bien de faire. Il y a des tâches optionnelles et des tâches non négociables. Divisez votre liste de tâches à faire en A, B et C selon ces trois critères, A étant les plus importantes.
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Assignez des délais réalistes
Pour chaque élément sur votre liste, évaluez combien de temps cela prendra. La plupart des gens sous-estiment le temps requis, alors soyez réaliste. Afin d’avoir un meilleur estimé de la durée de certaines tâches, commencez à vous chronométrer alors que vous les faites. Être productif ne signifie pas de faire nos tâches en une journée. Cela veut dire de faire les choses qui importent selon le temps disponible.
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Figez les tâches dans votre horaire
Juste le fait d’avoir une liste n’est pas suffisant. Vous devez vous bloquer du temps dans votre horaire pour réaliser chaque tâche. En utilisant un système qui vous convient, que ce soit un agenda papier ou électronique, insérez des tâches en commençant par celles de votre liste A qui ont des délais plus serrés. En toute logique, si votre agenda est plein, vous ne pourrez pas y rajouter des activités inutiles ou grugeuses de temps! Si une tâche non planifiée se présentait, demandez-vous si cette tâche-surprise est plus importante et urgente que ce que vous aviez déjà planifié. Si rien n’a été planifié, vous n’aurez pas de point de comparaison et tout vous paraîtra urgent et important. Vous accomplirez peut-être alors des tâches qui ne seraient pas de catégorie A. Et surtout, respectez-vous suffisamment pour respecter votre planification.
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Faites les choses les plus difficiles en premier
Je recommande de planifier votre tâche la plus ardue au moment où vous avez le plus d’énergie. Celui-ci correspond au début de journée pour la majorité des gens. Une fois cette grosse tâche complétée, tout le reste va sembler beaucoup plus facile. Non seulement vous récupérerez de l’énergie par l’endorphine sécrétée en la complétant, mais aussi, vous ne gaspillerez pas d’énergie à penser à cette tâche toute la journée!
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Morcelez vos tâches
Quand les gens sont dépassés, ils tendent à procrastiner. Morcelez les grosses tâches en petites tâches de trente minutes et mettez chacune de ces nouvelles petites tâches à votre horaire. Prendre des pauses entre chacune vous aidera à garder le cap.
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Cachez-vous!
Si personne ne vous trouve, personne ne peut vous déranger, non? De temps à autre, mais de façon régulière, isolez-vous pour travailler. Que ce soit en télétravail ou dans la salle de conférence avec la porte fermée, le fait de ne pas être dérangé augmentera automatiquement votre efficience. Il y aura toujours un appel intempestif ou un collègue qui débarquera à votre bureau pour prendre des nouvelles. Ignorez-les un certain temps et concentrez toute votre énergie sur votre travail.
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Sachez dire non!
Dire non à une chose c’est dire oui à autre chose. Est-ce que la demande qui vous arrive tend vers vos buts, vos objectifs, vos rêves? Quand vous suivez votre plan, vous vous donnez les moyens pour atteindre vos objectifs. Et sachez qu’on respecte toujours ceux qui font ainsi. Concentrez donc en priorité vos efforts pour devenir meilleur qu’hier.
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Faites face à la procrastination
Même si vous êtes bien organisé en ce qui a trait au temps, il est tout de même possible que vous vous retrouviez à procrastiner. Quand cela arrive, je vous suggère de vous demander pourquoi vous remettez certaines tâches. Est-ce que c’est trop difficile ou vous manque-t-il certaines informations-clés ou outils? Faites face à ce problème en déléguant la tâche ou en allant chercher l’information manquante.
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Ne faites pas certaines tâches
Donnez-vous la permission d’effacer certaines choses de votre liste sans jamais les avoir faites. Quand c’est si loin dans votre liste, peut-être est-ce que ça n’a pas besoin d’être fait après tout! La technique de l’autruche peut être un très bon indicateur des priorités C. Si vous vous êtes mis la tête dans le sable et avez ignoré une tâche pendant passablement de temps, demandez-vous si elle est réellement si importante.
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Profitez du temps perdu
Vous êtes en attente au téléphone? On vous fait patienter lorsque vous vous présentez pour un rendez-vous? Vous devez vous déplacer en voiture ou en transport en commun? Utilisez ces précieuses minutes! Retourner un appel, répondre à un courriel, planifier le lendemain, il y a une foule d’activités qui peuvent être réalisées. Pour des trucs lors des déplacements, nous avons un article complet pour vous aider. Cinq minutes par ci, dix minutes par là. Et bientôt, énormément de temps perdu… ou gagné. À vous de choisir!
En résumé, quand vous vous concentrez sur vos objectifs, vous réussissez automatiquement à être plus efficient.
Besoin de coaching pour vous y aider? Nous sommes là pour vous!
Si vous avez apprécié les idées partagées dans cet article, vous adorerez notre conférence intitulée À défaut de pouvoir contrôler le temps.
