- Vider votre boîte de réception quotidiennement
D’abord, éliminez rapidement les pourriels. Ils sont faciles à reconnaître. Si possible, désabonnez-vous des listes auxquelles vous vous étiez abonnés dans le passé mais que vous ne désirez plus recevoir. Supprimez ensuite les courriels que vous recevez qui sont « PVI », c’est-à-dire, « pour votre information ». Par exemple, quelqu’un peut désirer vous informer qu’il vient de terminer un rapport. Si on répond à ce type de courriel, on risque d’en recevoir un en retour. Moins on en envoie, moins on en reçoit. À ce stade-ci, vous pourriez déjà être rendu à 50% des courriels que vous aviez au départ. Ensuite, concentrez-vous sur ceux qui demandent moins d’une minute chacun à répondre. Il vous en restera probablement environ 25% de ce que vous aviez au départ. Comme 30 à 35% des courriels sont en fait des tâches, transformez-les ainsi. Vous devriez ainsi réduire considérablement le temps passé à traiter vos courriels.
- Fixez-vous un temps limite
Si vous vous fixez un temps de 45 minutes pour traiter vos courriels, par exemple, vous vous devrez alors d’être vraiment efficace et de mettre vos priorités aux bonnes places. Sans temps limite, les courriels peuvent vous gruger énormément de temps. Faites sonner une alarme sur votre ordinateur pour vous rappeler ce temps alloué. Idéalement, selon la nature de votre travail, traitez vos courriels deux fois par jour. Faites-le lorsque votre énergie est en baisse puisque cela ne requiert pas beaucoup de concentration. Regrouper les tâches est beaucoup plus efficace que de les faire au fur et à mesure qu’elles arrivent. Retenez que votre pire ennemi en matière de courriels est votre curiosité!
- Écourtez vos messages
Tout en demeurant poli et en respectant une certaine netiquette, tentez d’utiliser le moins de mots possibles. Allez à l’essentiel! Les messages qui comportent plus de 3 lignes peuvent porter à interprétation. Il est parfois préférable de faire un appel et d’envoyer ensuite un court courriel si une preuve écrite est nécessaire.
- Désactiver les alertes
Les alertes vous indiquant que vous avez du courrier brisent votre concentration inutilement.
- Utilisez les CC et CCI à votre avantage
Quand un client demande de faire quelque chose, on pourrait répondre en disant: «Bien sûr, nous nous en occupons » et rédiger un autre courriel à notre personnel pour leur demander de le faire. À la place, pourquoi ne pas mettre son personnel en CC ou en CCI dans le courriel envoyé au client? Lorsqu’il reçoit un courriel comme ça, l’employé doit en prendre soin et faire savoir au patron quand ce sera fait. Beaucoup de gestion de courriels est ainsi épargnée. De mettre beaucoup de gens en CC ou CCI n’est pas mieux. Cela peut faire en sorte que certaines situations peuvent escalader rapidement.
- Dans le doute, s’abstenir
Si vous hésitez à écrire quelque chose, ne l’écrivez donc pas. Mieux vaut tourner son clavier 7 fois avant d’envoyer!
- Inscrivez toutes les informations de base
Identifiez-vous, mettez l’objet du message, définissez une priorité à vos messages, sélectionnez soigneusement les bons destinataires, évitez les mots en majuscules et surtout, soignez vos messages. En terminant, comme 60% des courriels sont imprimés, prenez le temps de bien contrôler le contenu de vos rédactions. Je vous donne le défi de vous désabonner à toutes les alertes et infolettres inutiles pour vous. Vous aimeriez de l’aide pour apprendre à bien gérer vos courriels ? Faites appel à nos services d’organisatrice professionnelle diplômée. Notre expérience et notre formation vous aideront à mieux performer au travail. Bonne organisation! Si vous avez apprécié les idées partagées dans cet article, vous adorerez notre conférence « À défaut de pouvoir contrôler le temps » dont vous trouverez un descriptif ici.