Saviez-vous que la moyenne de courriels reçus par jour en Amérique du Nord est de 84? Que fait-on avec tous ces envois que l’on reçoit? Voici quelques règles de base pour s’en sortir.
- Vider votre boîte de réception quotidiennement
D’abord, éliminez rapidement les pourriels. Ils sont faciles à reconnaître. Si possible, désabonnez-vous des listes auxquelles vous vous étiez abonnés dans le passé mais que vous ne désirez plus recevoir. Créez une règle pour rediriger les courriels « PVI », c’est-à-dire, « Pour votre information ». Dès qu’ils sont lus, supprimez-les s’ils n’ont aucune valeur. Par exemple, quelqu’un désire vous informer qu’il vient de terminer un rapport. Si on répond à ce type de courriel, on risque d’en recevoir un en retour. Moins on en envoie, moins on en reçoit.
À ce stade-ci, vous pourriez déjà être rendu à 50% des courriels que vous aviez au départ. Ensuite, concentrez-vous sur ceux qui demandent moins de deux minutes chacun à répondre. Il vous en restera probablement environ 25% de ce que vous aviez au départ. Comme plusieurs courriels sont en fait des tâches, transformez-les ainsi. Vous devriez réduire considérablement le temps passé à traiter vos courriels.
Les courriels, moins on en envoie, moins on en reçoit.
- Fixez-vous un temps limite
Si vous vous fixez une période de 45 minutes pour traiter vos courriels, par exemple, vous vous devrez alors d’être vraiment efficace et de mettre vos priorités aux bonnes places. Sans temps limite, les courriels peuvent gruger énormément de vos précieuses minutes. Faites sonner une alarme pour vous rappeler ce temps alloué. Idéalement, selon la nature de votre travail, traitez vos courriels deux fois par jour et maximum quatre fois par jour. Faites-le lorsque votre énergie est en baisse puisque cela ne requiert pas beaucoup de concentration. Regrouper les tâches de nature similaire est beaucoup plus efficace que de les faire au fur et à mesure qu’elles arrivent. Cela est vrai aussi pour la gestion des courriels. Retenez que votre pire ennemi en matière de courriels est votre curiosité!
- Écourtez vos messages
Tout en demeurant poli et en respectant une certaine netiquette, tentez d’utiliser le moins de mots possibles. Allez à l’essentiel! Les messages qui comportent plus de 10 lignes peuvent porter à interprétation et découragent le lecteur avant même qu’il commence à lire. Il est parfois préférable de faire un appel et d’envoyer ensuite un court courriel si une preuve écrite est nécessaire.
- Désactiver les alertes
Les alertes vous indiquant que vous avez reçu du courrier brisent votre concentration inutilement.
- Utilisez les CC et CCI à votre avantage
Quand un client demande de faire quelque chose, on pourrait répondre en disant: «Bien sûr, nous nous en occupons » et rédiger un autre courriel à notre personnel pour leur demander de le faire. À la place, pourquoi ne pas mettre son personnel en CC ou en CCI dans le courriel envoyé au client? Lorsqu’il reçoit un courriel comme ça, l’employé doit en prendre soin et faire savoir au patron quand ce sera fait. Beaucoup de gestion de courriels est ainsi épargnée. De mettre beaucoup de gens en CC ou CCI n’est pas mieux. Cela peut faire en sorte que certaines situations peuvent escalader rapidement.
- Dans le doute, s’abstenir
Si vous hésitez à écrire quelque chose, ne l’écrivez donc pas. Mieux vaut tourner ses doigts sur son clavier 7 fois avant d’envoyer!
- Inscrivez toutes les informations de base
Identifiez-vous, mettez l’objet du message, définissez une priorité à vos messages, sélectionnez soigneusement les bons destinataires, évitez les mots en majuscules et surtout, soignez vos messages. En terminant, comme les courriels perdurent indéfiniment, prenez le temps de bien contrôler le contenu de vos rédactions. Je vous donne le défi de vous désabonner à toutes les alertes et infolettres inutiles pour vous.
Vous aimeriez de l’aide pour apprendre à bien gérer vos courriels ? Faites appel à nos services. Notre expérience et notre formation vous aideront à mieux performer au travail. Bonne organisation!
Si vous avez apprécié les idées partagées dans cet article, vous adorerez notre conférence « À défaut de pouvoir contrôler le temps » dont vous trouverez un descriptif ici.
